funcțiile unui asistent administrativ sunt sarcini de asistență și însoțire a activităților normale desfășurate de o companie. Prin urmare, acestea sunt esențiale pentru o funcționare eficientă a acestora.
Aceste activități sunt de obicei variabile în funcție de zona de afaceri a companiei în care activează. De exemplu, în birourile specializate, cum ar fi firmele de avocatură, asistenții au, de obicei, pregătire specifică pentru a desfășura anumite activități.
Cu toate acestea, există funcții comune tuturor domeniilor care se învârt de obicei în jurul distribuției și gestionării informațiilor în cadrul biroului. Aceasta include gestionarea documentelor, arhivelor și organizarea de evenimente..
Dar aceste activități pot deveni mult mai extinse. În unele ocazii, asistenții administrativi trebuie să se ocupe și de procesarea informațiilor contabile și chiar de garantarea funcționării resurselor tehnologice ale companiei..
Una dintre funcțiile principale ale unui asistent administrativ este de a ajuta membrii biroului să gestioneze documentele și fișierele.
De obicei, această sarcină este legată de stocarea, organizarea și gestionarea fișierelor. Cu toate acestea, în anumite ocazii poate fi necesar, de asemenea, ca aceștia să scrie, să editeze și să revizuiască documente.
În unele companii li se cere chiar să dicteze scrisori sau note și să înregistreze procesele-verbale ale ședințelor care au loc.
În unele cazuri, de exemplu, atunci când vine vorba de o firmă de avocatură, este necesară o pregătire specializată pentru a putea îndeplini aceste funcții: asistentul administrativ va trebui să înțeleagă terminologia și procedurile legale..
Pe de altă parte, asistenții administrativi care lucrează în domeniul medical au nevoie de abilități diferite. Aceștia trebuie să aibă pregătirea necesară în relația cu pacienții și în citirea rapoartelor medicale.
Planificarea evenimentelor de birou este adesea responsabilitatea asistenților administrativi. Mărimea acestei responsabilități poate fi variabilă în funcție de mărimea companiei.
Un eveniment poate fi pur și simplu o întâlnire sau un prânz de afaceri, dar poate fi, de asemenea, o conferință mai mare sau o petrecere corporativă. În ambele cazuri, participantul trebuie să gestioneze toate criteriile legate de eveniment.
Aceasta include contactarea vânzătorilor, efectuarea rezervărilor, alegerea meniurilor și decorului. Dar include, de asemenea, contactarea, invitarea și confirmarea participanților, vorbitorilor și conferențiarilor în cazul în care acest lucru este necesar..
Serviciul pentru clienți este de obicei una dintre cele mai frecvente sarcini pentru asistenții administrativi. Publicul țintă depinde întotdeauna de mărimea companiei și de orientarea sa către afaceri..
Pentru întreprinderile mici care deservesc publicul direct, asistentul administrativ poate fi obligat să întâmpine clienții. Când se întâmplă acest lucru, munca lor vizează îndrumarea și asistarea lor în timpul trecerii lor prin facilitățile companiei..
În companiile mai mari, asistentul administrativ va trebui să participe la vizitatori de altă natură, cum ar fi parteneri sau furnizori mari.
În acest caz, misiunea dvs. va fi să îi îndrumați în îndeplinirea agendei și întâlnirilor cu conducerea sau alte domenii ale companiei..
Categoria serviciilor pentru clienți include serviciul telefonic și cel virtual. În cazul asistenței telefonice, este inclusă orientarea clienților și a partenerilor, precum și organizarea și administrarea agendelor..
Când vine vorba de servicii virtuale, sarcinile vor depinde de canalele furnizate de companie pentru serviciul clienți sau gestionarea informațiilor..
În unele cazuri, aceasta implică gestionarea e-mailului, răspunsul, redirecționarea sau arhivarea mesajelor după cum este necesar.
În alte cazuri, când canalele de comunicare virtuală sunt mai diverse, pot fi incluse și alte sarcini, cum ar fi asistarea publicului prin intermediul sistemelor de chat sau chiar răspunsul la întrebări prin intermediul rețelelor sociale ale companiei..
În companiile mari este obișnuit să existe personal specializat în atenția acestor canale de comunicare. Când companiile sunt mici, această sarcină este de obicei în mâinile asistenților administrativi.
Gestionarea agendelor este adesea una dintre cele mai importante sarcini pentru asistenții administrativi. Această responsabilitate include primirea de solicitări de întâlniri și întâlniri prin telefon, personal sau online și organizarea acestora pe ordinea de zi conform criteriilor definite..
De asemenea, include programarea întâlnirilor în interiorul și în afara companiei, prânzuri de lucru și călătorii de afaceri..
În aceste din urmă cazuri, asistentul este de asemenea responsabil să rezerve zboruri, hoteluri, restaurante sau săli de întâlnire, după caz..
Asistenții administrativi sunt uneori responsabili pentru monitorizarea și înregistrarea cheltuielilor care apar în cadrul companiei. Aceste sarcini pot fi simple, cum ar fi înregistrarea anumitor cheltuieli pe o foaie de calcul..
În unele cazuri, asistentului i se cere să aibă pregătire pentru dezvoltarea unor sarcini mai complexe. De exemplu, responsabilitățile dvs. pot include raportarea contabilității către conducere..
De obicei, acest lucru depinde de mărimea companiei. O companie mare tinde să aibă roluri mai specializate; în acestea, informațiile contabile sunt gestionate de o persoană angajată în acest scop.
Cu toate acestea, una dintre abilitățile fundamentale pentru orice asistent administrativ este stăpânirea software-ului de contabilitate de birou, cum ar fi Microsoft Excel..
Gestionarea resurselor tehnologice face parte, de asemenea, din funcțiile asistenților administrativi. În acest sens, responsabilitatea dvs. este să vă asigurați că toate instrumentele necesare funcționării companiei funcționează bine..
Aceasta include realizarea copiilor de rezervă ale informațiilor conținute în echipamentele de calculator și actualizarea antivirusului, printre alte sarcini..
Pe de altă parte, include gestionarea echipamentelor, cum ar fi proiectoarele și laptopurile. De asemenea, implică revizuirea și întreținerea echipamentelor necesare pentru desfășurarea normală a activităților care sunt sub responsabilitatea sa..
Aceasta nu înseamnă că asistentul administrativ trebuie să aibă cunoștințe tehnice. Activitatea sa constă în special în angajarea de personal tehnic pentru a efectua întreținerea echipamentelor periodic, pentru a evita contracarările..
Recepția și livrarea corespondenței și a coletelor vor fi funcția asistentului administrativ. Acest lucru va fi la curent cu urmărirea transportului și efectuarea plăților, dacă este necesar. La rândul său, trebuie să gestionați corespondența și să o livrați departamentelor corespunzătoare.
Asistentul administrativ trebuie să fi controlat datele personale ale angajaților companiei sau instituției. Acest lucru va servi astfel încât, dacă este necesar, asistentul să poată furniza rapid informațiile. Pentru aceasta, el va fi însărcinat cu obținerea datelor de identificare sau de dobândă ale fiecărui angajat.
În cadrul ședințelor, prezența asistentului administrativ poate fi necesară pentru a lua act de cele de mai sus și apoi pentru a le transcrie în format scris. Același lucru se va întâmpla dacă unele conversații sunt preluate de audio și necesită transcriere..
Printre abilitățile și abilitățile unui asistent administrativ am putea menționa:
- Cunoașterea automatizării biroului (baze de date, foi de calcul, procesoare de text, programe de editare desktop ...).
- Abilități de comunicare.
- Să fie organizat.
- Abilitatea de a gestiona timpul și resursele.
- Memorie buna.
- Abilități cu programe de calculator.
- Abilități de tastare.
- Capacitatea de sinteză.
- Capacitate de lucru în echipă.
- Nivel bun de scriere, ortografie și înțelegere a citirii.
- Eficiență și productivitate.
Nimeni nu a comentat acest articol încă.