automatizarea procesului este un termen tehnologic folosit pentru a descrie orice activitate care este automatizată prin utilizarea computerelor și a software-ului pentru computer. Sarcinile care au fost automatizate necesită mai puțină intervenție umană și o perioadă de timp mai scurtă.
Procesele de afaceri sunt documentate și gestionate pentru a oferi o mai mare consistență și transparență sarcinilor. Această automatizare poate fi controlată de aplicații și software specifice. Numită și automatizarea proceselor din tehnologia informației.
Fiecare companie are nevoie de această automatizare pentru a gestiona activități de rutină, mici sau mari. Acest lucru ajută o organizație de afaceri să se ocupe de sarcinile mecanice de birou.
Automatizarea proceselor este axată în primul rând pe automatizare, apoi perfecționarea acesteia. Deoarece cerințele de afaceri variază asiduu, procesele pilot nu sunt concepute înainte de a alege software-ul.
Realizarea automatizării proceselor poate fi o activitate semnificativă. Deoarece multe medii de calcul pentru afaceri sunt virtuale sau bazate pe cloud, complexitatea lor poate fi o provocare.
Indice articol
Angajații trebuie doar să primească instruire despre modul în care funcționează, ceea ce este foarte ușor de învățat. Acest lucru oferă un avantaj față de metodele tradiționale de automatizare..
Software-ul de automatizare este de obicei foarte ușor de înțeles și de utilizat. Prin urmare, utilizatorii nu au nevoie de cunoștințe speciale pentru a le utiliza..
Platformele de automatizare a proceselor își propun să integreze perfect aceste trei elemente:
Acestea sunt clauzele, datele și documentele care protejează parametrii de afaceri. Unele dintre aceste reguli pot fi complet automatizate, în timp ce altele trebuie revizuite de către cineva implicat în proces..
Informațiile din aplicațiile de afaceri sunt menționate la actualizarea proceselor. Aceste date sunt foarte organizate și sunt ușor de detectat de algoritmi, deoarece apar în câmpuri fixe din înregistrări..
Mașinile pot genera date structurate, cum ar fi senzori care măsoară temperatura. Și oamenii, ca atunci când completează câmpurile de vârstă, sex sau naționalitate dintr-un formular.
Deși sunt mai subiective, sunt extrem de importante, deoarece majoritatea informațiilor utilizate pentru luarea deciziilor de afaceri sunt nestructurate. Aceste date pot proveni din mai multe părți și nu este ușor să le puneți în formatul structurat de rânduri și coloane pentru o analiză ușoară..
Procesele gestionabile prin automatizare sunt: lucrări de asamblare, sarcini de gestionare a proiectelor, monitorizarea siguranței, fluxuri de proces pentru completarea comenzilor și gestionarea stocurilor.
Prin reducerea muncii manuale asupra acestor procese, sarcinile pot fi realizate fără probleme și cu șanse mici de erori. Oamenii pot fi repartizați la sarcini care necesită o judecată mai mare.
Obiectivul este de a obține o claritate totală a proceselor care au loc în afara spațiilor comerciale.
De exemplu, plasarea senzorilor în containere încărcate pentru a le urmări mișcările, emiterea de alerte atunci când sigiliile sunt rupte sau când condițiile de temperatură nu sunt bune în containerele care transportă medicamente sau alimente..
Un client dorește să obțină un împrumut. Prin urmare, angajatul folosește automatizarea în procesul de aprobare, efectuând o analiză financiară pentru a verifica creditul clientului. Imediat puteți spune clientului suma împrumutului, în ce rată a dobânzii și în alte condiții.
Compania economisește bani, riscul ca angajatul să ia o decizie inconsecventă este redus și clientul este mulțumit deoarece primește un răspuns imediat.
Acest lucru a fost încorporat în procesele de afaceri, de la comenzile de cumpărare și procesarea comenzilor la aprobările bugetare. Aplicațiile electronice, semnăturile, aprobările și fișierele sunt organizate într-un flux de lucru fără hârtie.
Fie că facilitează fluxul de lucru, ca să facă munca lucrătorilor mai rapidă sau să se asigure că lucrarea se face corect de fiecare dată, automatizarea proceselor ajută organizațiile să rămână competitive..
- Software-ul nu uită niciun termen, atâta timp cât informațiile solicitate sunt introduse corect în sistem.
- Eficiența este mult crescută, deoarece software-ul funcționează neobosit și nu face nicio greșeală.
- Finalizarea fluxului de lucru atribuit se accelerează pe măsură ce timpul de răspuns se accelerează.
În plus, deoarece numărul de lucrători este redus după implementare, compania poate economisi bani pe cheltuieli generale. Muncitorii capabili ar putea fi desemnați să rezolve probleme mai complexe.
Mașinile nu greșesc. Acțiunile nu sunt întârziate niciodată, cu excepția cazului în care li se solicită acest lucru. Acest lucru asigură o mai bună conformitate cu statutele existente și o pistă de audit. Există mai puține șanse de eroare umană involuntară, asigurând astfel o ieșire consecventă din proces.
Se asigură că costul finalizării unui proiect scade. În plus, lucrătorii legați de locuri de muncă repetitive vor putea acum să participe la alte proiecte complexe și de înaltă valoare.
O astfel de împărțire a funcțiilor poate fi benefică în sectorul financiar și al muncii. Lucrătorii se simt mai valoroși și au, de asemenea, o satisfacție mai profundă.
O companie de transport își propune să își mărească numărul de șoferi, fără a crește personalul biroului, căutând să crească productivitatea.
Cel mai mare obstacol este că toate lucrările de birou sunt realizate manual. Șoferii colectează informații de plată de la clienți, urmărind și manual propriile lor programe.
Aceste informații sunt livrate la birou prin apel sau fax, pentru a fi introduse manual în contabilitate. Acest proces este lent, ineficient și, de asemenea, predispus la erori umane.
Fluxul de proces s-a îmbunătățit odată cu automatizarea sa. Compania a acordat driverelor tablete cu software care:
- Urmăriți automat timpul rutier al șoferilor.
- Captați cu ușurință informațiile despre clienți.
Aceste informații sunt trimise automat personalului biroului, sincronizându-se astfel cu sistemul contabil.
O companie care dezvoltă sisteme informatice mari și complexe lucrează cu un partener pentru a construi un sistem care să faciliteze cererile de modificare a Directorului de activități.
Procesul anterior a fost complicat, deoarece datele au fost transmise manual prin mai multe sisteme diferite. Deși procesul a funcționat bine, în anumite cazuri, orice eroare ar putea duce la eșecuri.
Prin centralizarea acestui proces prin instalarea unui singur sistem, compania a redus procesul de aprobare, facilitând astfel monitorizarea acestuia și evitând erorile cauzate de faptul că informațiile nu au fost transferate corect între sisteme..
Nimeni nu a comentat acest articol încă.