Printre principali funcțiile unui secretar Acestea subliniază gestionarea agendei, deservirea publicului și gestionarea informațiilor confidențiale. Este persoana care se ocupă de îndeplinirea sarcinilor de asistență administrativă într-un birou.
Această poziție poate fi exercitată de un bărbat sau de o femeie, deși cel mai frecvent este că o exercită o femeie. Aceștia sunt de obicei responsabili de afacerile confidențiale ale persoanelor cu o anumită ierarhie în cadrul companiei, cum ar fi directorii, managerii, președinții, printre altele. Acest lucru îi face să fie mâna dreaptă a executivului pentru care lucrează..
Dacă compania este mică, volumul de muncă major al secretarului este legat de sarcinile de bază ale biroului.
Unele țări din lume îi dedică o zi specială pe parcursul anului pentru a mulțumi și a sărbători munca sa. De exemplu, în Columbia, Peru și Mexic ziua secretarului este 26 aprilie, în timp ce în Venezuela este 30 septembrie.
Sarcina unei secretare este de a oferi sprijin și colaborare șefului ei, astfel încât să își poată îndeplini pe deplin rolul în cadrul organizației, fără întârzieri sau distrageri.
Deși natura companiei afectează tipul de muncă cerut unei secretare, s-ar putea spune că principalele sale funcții sunt:
Este responsabilitatea secretarului să țină actualizată agenda persoanei pentru care lucrează. Acolo ar trebui să reflectați toate angajamentele dvs. de muncă și, uneori, personale.
De asemenea, trebuie să păstrați o evidență a datelor tuturor persoanelor și instituțiilor cu care angajatorul dumneavoastră trebuie să fie legat.
Agenda unui secretar servește adesea ca jurnal operațional pentru executivul pentru care lucrează..
Atenția publicului este una dintre cele mai fundamentale sarcini pe care secretarul trebuie să le îndeplinească. Trebuie să răspundeți la apeluri și să înregistrați motivul pentru acestea, precum și toate datele care permit angajatorului dvs. să urmărească în mod eficient problema..
El este, de asemenea, persoana care întâmpină vizitatorii la birou. Din acest motiv, este important ca secretarul să păstreze o imagine compatibilă cu imaginea corporativă a locului de muncă..
Rolul său acolo nu este doar de a saluta și de a face așteptarea vizitatorilor prietenoasă, ci și de a oferi primele instrucțiuni și linii directoare cu privire la cultura organizațională și procesele interne ale companiei..
Pe lângă faptul că este persoana care primește și gestionează corespondența de la șeful ei, o secretară scrie, citește, răspunde și înregistrează majoritatea scrisorilor, notificărilor, notelor și e-mailurilor angajatorului ei..
În acest scop, ar trebui să gestionați anumite aplicații ale software care vă permit să pregătiți astfel de documente cu o mai mare agilitate și rapiditate.
Specificitatea acestor competențe va depinde de tipul de muncă necesară în zona în care activează..
Secretara gestionează baza de date de contact a șefului ei și depune corespondența scrisă, precum și procesele verbale ale ședinței și alte documente de interes în cadrul biroului.
Secretarul este cel care ia notă în mod normal de problemele discutate în cadrul reuniunilor importante.
Printre funcțiile care disting un bun secretar se numără gestionarea adecvată și eficientă a tuturor informațiilor extrem de importante pentru funcționarea companiei sau a instituției în care lucrează..
De exemplu, trebuie să aveți controlul asupra documentelor legale care ar putea fi solicitate de către organele guvernamentale în orice moment.
De asemenea, puteți avea acces la informații din mediu sau de la oricare dintre actorii care au legătură cu compania. Aceste informații trebuie gestionate într-un mod discret, eficient și în timp util..
Secretarul trebuie să opereze și să întrețină echipamentele de birou și mobilierul: telefoane, fotocopiatoare, imprimante, proiectoare, mobilier, dulapuri, printre altele..
El este cel care păstrează controlul asupra inventarului materialelor și echipamentelor de birou. De asemenea, păstrează sistemele de fișiere fizice și electronice în ordine, astfel încât informațiile să fie ușor disponibile atunci când este necesar..
Secretarul trebuie să aibă un spațiu de lucru curat și organizat, deoarece este de obicei unul dintre primele lucruri pe care oamenii din afara companiei le văd atunci când intră în facilitățile sale.
În mod normal, un executiv trebuie să-și prezinte rapoartele sub formă de prezentări care să rezume și să clasifice informațiile. Pentru această sarcină, de obicei îi cere ajutorul secretarului său.
Persoana care se află în secretariat trebuie să se asigure că informațiile care apar acolo reflectă corect datele pe care șeful său dorește să le împărtășească.
De asemenea, trebuie să aveți grijă să fie o prezentare lipsită de erori de ortografie și să fie în concordanță cu identitatea grafică a companiei..
Este, de asemenea, responsabilitatea unui secretar să fie conștient de faptul că sunt respectate politicile și procedurile necesare pentru a avea grijă de activele companiei sau instituției în care lucrează..
Conform nivelului ierarhic al șefului ei, secretara poate valida exactitatea datelor care reflectă detaliile operațiunilor bugetare.
Un secretar trebuie să se ocupe de controlul managementului și de administrarea corectă a resurselor în cadrul biroului.
Dacă șeful trebuie să călătorească mult din motive de muncă, secretara va avea funcția de a organiza tot ceea ce ține de călătorie. De la achiziționarea biletelor de tren sau avion, rezervarea cazării sau angajarea unui șofer sau a unui ghid local.
În multe cazuri, secretara este responsabilă cu distribuirea sau primirea de informații de la alte departamente înainte ca acestea să treacă prin șeful ei. Cu aceasta, evitați o supraîncărcare de muncă pentru superiorul dvs., deoarece puteți sintetiza cele mai importante nevoi și cele care necesită mai multă urgență.
Odată cu creșterea locurilor de muncă online, apare secretarii pe net sau asistenți virtuali.
Acești secretari îndeplinesc majoritatea sarcinilor descrise mai sus, dar de la distanță. În aceste cazuri, secretarii își taxează serviciile în funcție de oră sau de proiect.
Nimeni nu a comentat acest articol încă.