reinginerie proces este o strategie de management al afacerii care se concentrează pe analiza fluxurilor de lucru și a proceselor de afaceri ale unei organizații, pentru a realiza îmbunătățiri substanțiale ale performanței, productivității și calității sale.
Este practica regândirii și reproiectării modului în care se lucrează, pentru a sprijini mai bine misiunea unei organizații și a reduce costurile. Procesul de afaceri se referă la setul de sarcini sau activități interconectate efectuate pentru a obține un rezultat specific.
Începe cu o evaluare la nivel înalt a misiunii organizației, a obiectivelor strategice și a nevoilor clienților. Se pun întrebări fundamentale, cum ar fi Trebuie redefinită misiunea? Obiectivele strategice sunt aliniate cu misiunea? Cine sunt clienții?
O companie poate constata că operează sub presupuneri discutabile, în special în ceea ce privește nevoile și dorințele clienților săi. Numai după ce organizația reexaminează ce ar trebui să facă, decide cum să o facă mai bine.
Indice articol
În cadrul evaluării de bază a misiunii și obiectivelor, reingenieria se concentrează pe procesele, pașii și procedurile organizației care guvernează modul în care resursele sunt utilizate pentru a crea produse și servicii care să răspundă nevoilor clienților sau piețelor specifice..
Reingenieria identifică, analizează și reproiectează procesele de bază ale unei organizații, cu scopul de a realiza îmbunătățiri dramatice în măsurile critice de performanță, cum ar fi costul, calitatea, serviciul și viteza..
Tehnologia informației este văzută ca acționând ca un facilitator pentru a crea noi forme de organizare și colaborare, mai degrabă decât pentru a sprijini funcțiile de afaceri existente.
Reingenieria proceselor își derivă existența din diferite discipline și pot fi identificate patru domenii principale, care pot fi modificate: organizare, tehnologie, strategie și oameni. O vizualizare a procesului este utilizată ca cadru comun pentru a lua în considerare aceste domenii.
Există trei tipuri diferite de reinginerie a proceselor pe care orice afacere le poate începe:
Acest tip de reinginerie poate duce o companie la reduceri extraordinare ale costurilor proceselor care nu sunt fundamentale, fie schimbând radical aceste procese, fie chiar eliminându-le cu totul..
Merge dincolo de ceea ce se poate realiza cu eforturile obișnuite de reducere a costurilor.
Cu efortul acestui tip de reinginerie, încearcă să aprofundeze principalele procese produse în afacere.
Acest lucru este destinat să devină cel mai bun din clasa sa, la nivel mondial, realizând în același timp echivalența competitivă cu companiile care în trecut au stabilit regulile și au stabilit standardele industriei..
Acest tip de reinginerie caută să localizeze și să efectueze puncte radicale de inovație, să schimbe regulile existente și să stabilească o nouă definiție a celor mai bune din clasă pentru toate companiile care încearcă să devină una..
Modelul se concentrează pe elementul schimbării oamenilor, în special pe modul în care să se asigure că angajații implicați susțin și cred în schimbare.
După ce a făcut acest lucru, modelul se mută pentru a privi dimensiunea afacerii, concentrându-se pe identificarea nevoii de schimbare, a obiectivelor care trebuie îndeplinite, a modului în care aceste obiective vor fi îndeplinite și a scării de timp în care va fi finalizat..
Atât dimensiunea comercială, cât și cea personală trebuie să fie îngrijite cu sârguință pentru a implementa o strategie de schimbare de succes. Există cinci pași cheie pentru asigurarea sprijinului angajaților.
Angajații trebuie să fie conștienți de exact ce schimbare are loc și de ce este necesară. Dacă angajații nu sunt conștienți de aceste lucruri, își pot pierde motivația și direcția în cadrul strategiei..
Managementul are un rol crucial în asigurarea faptului că angajații sunt pe deplin conștienți de fiecare element al procesului de schimbare.
Sprijinul pentru strategia de schimbare ar trebui să provină în mod natural de la angajați. În loc de a forța schimbarea angajaților, includerea acestora în viziunea și dezvoltarea proiectului va asigura sprijinul lor pentru rezultatul final..
Reingineria va aduce probabil o schimbare în rutina și abilitățile angajaților, precum și o schimbare generală în organizație..
Din acest motiv, angajații trebuie să fie pe deplin sprijiniți pentru a dobândi și dezvolta aceste abilități..
Această cunoaștere trebuie dezvoltată, dar se poate întâmpla numai dacă indivizii au abilitățile necesare..
Procesul schimbării și recompensele pentru indivizii care își schimbă metodele ar trebui consolidate după ce s-a produs schimbarea. Acest lucru asigură că angajații rezistă tentației de a se strecura în vechile obiceiuri..
Principalul punct forte al modelului este că se concentrează pe tranziție, nu pe schimbare. Diferența dintre acestea este subtilă, dar importantă.
Schimbarea este ceva care se întâmplă oamenilor, chiar dacă nu sunt de acord cu aceasta. Pe de altă parte, tranziția este ceea ce se întâmplă în mintea oamenilor pe măsură ce trec prin schimbare..
Schimbarea se poate întâmpla foarte repede, în timp ce tranziția are loc de obicei mai încet.
Modelul evidențiază trei etape de tranziție prin care trec oamenii atunci când experimentează schimbarea. Acestea sunt:
- Rezilierea, pierderea și eliberarea.
- Zona neutră.
- Nou inceput.
Bridges spune că oamenii parcurg fiecare etapă în ritmul lor. De exemplu, cei care se simt confortabili cu schimbarea vor avansa probabil rapid la a treia etapă, în timp ce alții vor rămâne în prima sau a doua etapă..
Reinginerizarea proceselor de afaceri nu este o sarcină ușoară. Cu excepția cazului în care fiecare fază este finalizată cu succes, încercările de modificare pot eșua.
Trebuie făcută o investigație. Ce procese ar putea să nu funcționeze? Este concurența mai bună sau mai rea decât compania din anumite puncte de vedere?
După ce toate informațiile sunt disponibile, trebuie elaborat un plan foarte complet, cu participarea liderilor diferitelor departamente..
Conducerea va trebui să joace rolul de agent de vânzări. Va trebui să transmiteți marea viziune a schimbării și să arătați cum va afecta pozitiv chiar și angajații cu cea mai mică calificare..
Ca și în cazul oricărui alt proiect, reingenieria proceselor are nevoie de o echipă de oameni foarte pregătiți și motivați, care vor realiza pașii necesari. În majoritatea cazurilor, echipa este formată din:
Când vine vorba de a face o schimbare majoră, aveți nevoie de supravegherea cuiva care poate lua deciziile și pe care să îl contactați direct.
Va fi nevoie de cineva care cunoaște complicațiile procesului. Acolo intervine managerul de operațiuni, care a lucrat cu procesele și a putut contribui cu vastele sale cunoștințe.
Va fi nevoie de inginerii potriviți. Procesele de reinginerie pot necesita expertiză în mai multe domenii diferite, de la IT la producție..
KPI-urile corecte trebuie definite. KPI-urile variază de obicei în funcție de procesul optimizat.
Apoi, procesele trebuie urmate individual. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este prin cartografierea proceselor dvs. de afaceri..
Este mult mai ușor dacă ai totul în scris pas cu pas. Acesta este locul în care managerul operațional vine la îndemână, deoarece facilitează definirea și analiza proceselor..
Cel mai simplu mod de a lucra cu procesele este prin diagramele de flux. Luați un creion și hârtie și notați procesele pas cu pas.
Dacă aveți mai multe cunoștințe despre tehnologie, utilizarea software-ului pentru analiza proceselor poate face totul mult mai ușor.
În acest moment, nu sunt multe de adăugat. Ceea ce trebuie făcut acum este să continuăm să punem în practică teoriile și să vedem cum sunt menținute KPI-urile.
Dacă KPI arată că noua soluție funcționează mai bine, puteți începe să scalați soluția încet, punând-o în acțiune în cadrul proceselor de afaceri din ce în ce mai multe..
În anii 1980, industria auto americană trecea printr-o recesiune. În încercarea de a reduce costurile, Ford a decis să analizeze îndeaproape procesele de afaceri ale unor departamente, încercând să găsească procese ineficiente..
Au observat că peste 500 de persoane lucrau în departamentul de contabilitate. Prin comparație, aproximativ 100 de persoane lucrau în același departament la concurenta sa Mazda.
În ciuda faptului că Ford era o companie mai mare, acesta și-a stabilit un obiectiv măsurabil care era de a reduce numărul de angajați din acel departament la doar 200 de persoane..
Au lansat o inițiativă de reinginerare a proceselor pentru a afla de ce departamentul are atât de mulți angajați. Au analizat sistemul actual și au constatat că acesta funcționează după cum urmează:
- Când departamentul de achiziții a scris o comandă de cumpărare, a trimis o copie către departamentul de conturi de plătit.
- Apoi, departamentul de control al materialelor a primit marfa și a trimis o copie a documentului aferent conturilor de plătit..
- În același timp, furnizorul a trimis o chitanță pentru bunurile livrate în conturile de plătit..
Grefierul de conturi de plătit trebuia să corespundă celor trei ordine și, potrivindu-le, el a emis plata manual. Acest proces a necesitat multă forță de muncă în departament.
În loc să facă modificări minore, Ford a dezvoltat un proces complet nou. Tehnologia informației a jucat un rol important în acest nou proces.
Au dezvoltat o bază de date căreia i-a fost trimisă o notificare atunci când departamentul de achiziții a făcut o comandă.
Când materialele au fost livrate, un angajat din depozit le-a introdus în computer. În acest fel, puteți verifica imediat dacă materialele livrate erau în ordine, astfel încât acestea să fie plătite automat ulterior.
În acest fel, s-a eliminat complet faptul că angajații plătitori au căutat să corespundă ordinelor, reducând numărul angajaților administrativi cu 75%.
Taco Bell și-a reconstruit afacerea, concentrându-se mai mult pe aspectul serviciilor și centralizând zona de producție.
Odată cu crearea programului K-Minus, carne, porumb, fasole, salată, brânză și roșii pentru restaurantele lor au fost acum pregătite în afara restaurantului. În restaurante, aceste ingrediente preparate au fost asamblate numai atunci când un client le-a solicitat.
Unele dintre succesele acestui nou mod de lucru au fost motivația sporită a angajaților, un control mai bun al calității, mai puține accidente, economii mai mari și mai mult timp pentru a vă concentra pe serviciul pentru clienți..
Reinginerizarea proceselor reduce costurile și timpii ciclului prin eliminarea activităților neproductive și a angajaților care le desfășoară.
Reorganizarea echipei reduce necesitatea diferitelor niveluri de management, accelerează fluxurile de informații, elimină erorile și relucrările cauzate de transferuri multiple.
Reingenieria proceselor îmbunătățește calitatea prin reducerea fragmentării muncii și stabilirea proprietății clare a proceselor.
Lucrătorii își asumă responsabilitatea pentru producția lor și își pot măsura performanța pe baza unui feedback rapid.
Scopul reingineriei proceselor este de a moderniza procesele învechite și de multe ori produce rezultate care economisesc timp. De exemplu, organizația poate descoperi că un anumit proces poate fi realizat de doi angajați în loc de patru..
Trecând de la orientat spre sarcini la orientat spre proces, accentul se pune pe client. Acest lucru are avantajul că toate procesele irelevante ies rapid în prim plan, după care pot fi ușor eliminate sau modificate..
De obicei, modificările pe care le face o organizație sunt vizibile doar treptat. Cu toate acestea, pentru a rămâne competitiv și a satisface nevoile clienților, trebuie să acționați corespunzător.
Cu reinginerizarea proceselor, schimbările radicale sunt implementate într-o perioadă relativ scurtă.
Este posibil ca unii lucrători să nu se adapteze la schimbări, iar noii manageri pot fi copleșiți. Alți lucrători vor deveni învechi dacă rolul lor principal este eliminat ca parte a revizuirii procesului.
Dacă un angajat, luni dimineață, aude că fișa completă a postului a fost modificată, acest lucru ar putea părea îngrijorător..
De aceea este foarte important ca schimbările care sunt implementate să fie bine comunicate angajatului..
Reingenieria proceselor necesită de obicei investiții, în special în tehnologie. Metodele învechite, cum ar fi efectuarea manuală a unei sarcini, sunt înlocuite de programe de calculator.
Programele îmbunătățesc eficiența și reduc erorile, dar compania trebuie să investească în software și instruire, o opțiune costisitoare pentru companiile care doresc să reducă imediat cheltuielile.
Nimeni nu a comentat acest articol încă.