Forma de cerere de cumpărare Este documentul generat de un departament de utilizatori sau de personalul din depozit pentru a notifica departamentul de achiziții cu privire la articolele care trebuie comandate, cantitatea și termenul de livrare. Cumpărarea într-o companie începe cu colectarea cerințelor.
După ce au fost compilate, departamentul de achiziții ar trebui să fie informat. Cererea de achiziție este documentul care va conține lista acestor cerințe. Pentru a preveni frauda, managerii de departamente nu au, în general, voie să facă comenzi direct de la furnizori sau să cumpere în numele companiei..
În schimb, este un departament diferit numit departamentul de achiziții care plasează de fapt comenzi la furnizori externi. Managerii diferitelor departamente utilizează formularele de cerere de achiziție pentru a informa acest departament cu privire la materialele care trebuie achiziționate..
Cererile de achiziție și comenzile de cumpărare sunt documente cheie în procesul de achiziție a articolelor de care compania are nevoie pentru funcționarea sa, standardizând procesul de comandă intern și extern..
Indice articol
Punctele cheie despre cererea de achiziție sunt următoarele:
- Este o cerere adresată departamentului de achiziții pentru a achiziționa o anumită listă de materiale.
- Aveți nevoie de aprobarea organizației de cumpărare.
- Este un document intern; adică rămâne în cadrul organizației.
Puteți crea o cerere de achiziție pentru următoarele tipuri de achiziții:
Pentru a obține consumabile și materiale de la furnizori, atât pentru procesele de producție, cum ar fi consumabilele de birou, cât și alte active.
Pentru a furniza materie primă unui furnizor și astfel a obține un produs finit.
Obținerea materialului care este păstrat în instalațiile companiei și furnizorul este plătit pentru acesta.
Pentru a obține materiale de la un alt departament sau zonă care se află în aceeași organizație.
Pentru a obține serviciile unui furnizor terț, cum ar fi efectuarea de lucrări de întreținere a instalației.
Componentele de bază care alcătuiesc o cerere de achiziție sunt:
- Numărul cererii, care permite identificarea documentului. Trebuie preimprimat.
- Departamentul solicitant.
- Data solicitării și data solicitată de livrare.
- Numele persoanei care pregătește cererea și semnătura persoanei care efectuează autorizația corespunzătoare.
- Articolele solicitate trebuie descrise în detaliu, pentru a evita datele inexacte. Suma trebuie să fie exactă; este foarte important să plasați unitatea necesară (kilograme, litri, unități etc.).
- Semnătura managerului departamentului de achiziții care aprobă sau nu aprobarea achiziției.
- Dacă ofertele au fost deja solicitate de la furnizori, acestea trebuie atașate la cerere.
Procesul de cerere de cumpărare este utilizat de organizații pentru plasarea și urmărirea comenzilor de aprovizionare. Acestea pot fi de la materii prime la mobilier de birou și multe altele.
Atunci când un manager de departament consideră că materialele se epuizează, acesta completează formularul de cerere de achiziție, care include câmpurile indicate mai sus..
O cerere de achiziție este formularul pe care un departament de companie îl trimite departamentului de achiziții, listând articolele pe care dorește să le comande de la un furnizor extern..
Acest proces permite utilizatorilor să plaseze o comandă, să primească aprobarea supraveghetorului și, cel mai important, să permită furnizorilor terți să trimită prețuri..
Când managerul de achiziții primește cererea de achiziție în acest proces, acesta poate revizui toate informațiile transmise de utilizatorul inițiator. Managerul selectează pur și simplu dacă cererea este aprobată sau nu.
Dacă nu este aprobat, există o casetă pentru a expune motivul deciziei, iar departamentul solicitant va fi informat cu privire la această decizie. Cu toate acestea, dacă managerul își dă aprobarea, următorul pas va fi să solicite o ofertă de la furnizori.
Din când în când, departamentele unei companii vor avea nevoie de materiale; cererea de achiziție inițiază procesul de cumpărare. Departamentul de achiziții va acționa în conformitate cu puterea documentului.
Dacă există o problemă, documentul va servi drept dovadă că un departament a comandat aprovizionarea cu o anumită comunicare.
În cazul în care nu există controale adecvate, personalul se poate angaja în fraude, deoarece poate solicita materiale pentru uz personal..
Cu o cerere de achiziție, există măsuri în vigoare pentru a se asigura că nu se practică nicio fraudă. Aplicația trebuie să treacă prin mai multe mâini pentru a-i asigura acuratețea și necesitatea.
Odată cu ordinele de rechiziție implementate, se evită posibilitățile de fraudă. Activele companiei sunt, de asemenea, protejate.
Atunci când o organizație cere ca toate cererile să fie efectuate central prin intermediul departamentului de achiziții, este ușor să gestionați întregul proces.
Cumpărătorii beneficiază și ei, deoarece acum pot grupa achizițiile și pot folosi puterea de cumpărare a organizației pentru a negocia condiții mai bune..
Numărul cererii: 00455
Data: 15 mai 2018
Numele solicitantului: Annaliese Corvo
Poziție: supraveghetor de instruire
Departament: Pregătirea personalului
Motivul cererii: Următoarele articole sunt necesare pentru a fi utilizate la cursul de formare „Asigurarea calității”, care va fi dat în săptămâna 16-20 iulie 2018.
- 01 flip chart marker case.
- 12 creioane.
- 01 flip chart cu 20 de foi albe: 1 metru lățime x 1,5 metri lungime.
- 12 notebook-uri full-size cu o singură linie.
- 06 markere colorate pentru tablă albă.
- 12 radiere.
- 12 pixuri cu cerneală albastră.
Sunt atașate 2 cotații primite de la furnizorii de papetărie.
Autorizat de: Alberto Moreno
Poziție: manager resurse umane
Managementul resurselor umane
Departamentul de producție al Confecciones Tely, S.A. Trebuie să comandați diferite materiale și să completați formularul de cerere de achiziție. Acest formular notifică departamentul de achiziții că sunt necesare aceste consumabile..
Departamentul de achiziții poate aproba sau respinge cererea primită. Dacă este aprobat, va fi creată o comandă de cumpărare.
Comanda de achiziție este trimisă vânzătorului pentru a cumpăra produsele. Furnizorul produce și livrează produsele cu factură.
Departamentul de recepție primește produsele și livrează raportul de recepție către departamentul de contabilitate.
Dacă toate documentele sunt conforme, zona de contabilitate emite aprobarea facturii către casier, indicând faptul că plata poate fi efectuată furnizorului..
Nimeni nu a comentat acest articol încă.