principiile controlului administrativ sunt regulile generale care trebuie respectate în procesul de analiză a faptului dacă acțiunile se desfășoară conform planificării și luarea măsurilor corective necesare pentru confirmarea planificării.
Gestionarea înseamnă încercarea de a utiliza cât mai bine resursele disponibile pentru a atinge obiectivul de afaceri. Prin urmare, administrația include toate operațiunile companiei.
Controalele administrative sunt ansamblul procedurilor necesare pentru eficiența administrativă și economică. Ca parte integrantă a sistemului de control intern al unei organizații, obiectivul său este de a asigura implementarea deplină și la timp a politicilor și planurilor managementului..
Câteva exemple de controale administrative includ modificări procedurale, instruirea angajaților și instalarea de semne de avertizare..
Principiile de bază ale controlului administrativ pot fi grupate în unsprezece categorii, reflectând scopul și natura acestuia, structura și procesul. Aceste principii de control administrativ sunt detaliate mai jos.
Obiectivul de bază al controlului administrativ este realizarea obiectivelor. Acest lucru se realizează prin detectarea defectelor din planuri.
Abaterile potențiale sau efective de la planuri trebuie detectate suficient pentru a permite acțiuni corective eficiente.
Un sistem de control administrativ trebuie să detecteze și să evidențieze cauzele abaterilor de la planuri cu costurile minime posibile.
Principiul eficienței este deosebit de important în control, deoarece tehnicile tind să fie costisitoare și greoaie..
Un manager poate fi atât de captivat în control încât poate cheltui mai mult decât este necesar pentru a detecta o abatere. Controalele care interferează serios cu autoritatea subordonaților sau cu motivația celor care execută planurile sunt ineficiente.
Principala responsabilitate pentru exercitarea controlului revine managerului însărcinat cu executarea planurilor. Responsabilitatea lor nu poate fi abrogată sau anulată fără a schimba structura organizației..
Responsabilitatea controlului ar trebui să fie acordată anumitor persoane în fiecare etapă a operației.
Acest principiu simplu clarifică rolul rar înțeles al controlerelor și al unităților de control..
Aceste agenții acționează ca un serviciu care oferă informații de control. Cu toate acestea, ei nu pot exercita controlul decât dacă li se conferă autoritatea managerială și responsabilitatea pentru lucrurile controlate..
Controlul, ca și planificarea, trebuie să fie orientat spre viitor și preventiv. Acest principiu a fost adesea neglijat, în mare măsură deoarece controlul s-a bazat mai mult pe date statistice și contabile, decât pe prognoze și proiecții..
Deși previziunile nu sunt corecte, ele sunt mai bune decât înregistrările istorice. În mod ideal, un sistem de control ar trebui să ofere feedback instantaneu pentru a corecta abaterile de la performanța dorită de îndată ce apar..
Dacă acest lucru nu este posibil, controlul ar trebui să se bazeze pe prognoze, pentru a anticipa abaterile în timp. Ar trebui acordată mai multă atenție prevenirii deficiențelor decât remedierii acestora după apariția acestora.
De exemplu, previziunile de numerar ajută la menținerea solvabilității întreprinderilor, anticipând lipsurile de numerar și prevenindu-le.
Marea majoritate a controalelor utilizate astăzi se bazează pe faptul că oamenii fac greșeli. Adesea folosit ca verificări indirecte pentru detectarea erorilor, adesea după fapt.
Ori de câte ori este posibil, ar trebui utilizate controale directe care vizează prevenirea erorilor. Îmbunătățirea calității managerilor poate reduce la minimum necesitatea controalelor indirecte. Managerii de înaltă calitate fac foarte puține greșeli și își îndeplinesc toate funcțiile în cel mai bun avantaj.
Controlul este sarcina de a se asigura că planurile sunt realizate eficient. Prin urmare, tehnicile de control ar trebui să reflecte natura și structura specifică a planurilor..
Cu cât planurile organizației sunt mai clare și mai cuprinzătoare și cu cât sunt concepute mai multe controale pentru a reflecta aceste planuri, cu atât controalele vor fi mai eficiente în satisfacerea nevoilor..
De exemplu, controlul costurilor ar trebui să se bazeze pe costurile planificate de un tip definit și specific.
Datele de feedback trebuie raportate mai întâi în partea de jos a piramidei; adică supraveghetorilor și chiar personalului operațional care se află la cele mai mici niveluri.
Acest lucru va oferi angajaților posibilitatea de a-și controla propriile situații, precum și de a accelera acțiunile corective..
Un sistem de control administrativ este conform cu aria autorității administrative și ar trebui să reflecte structura organizației..
Atunci când sistemul de control administrativ este adaptat la structura organizației, acesta determină responsabilitatea acțiunii și facilitează corectarea abaterii planurilor.
În mod similar, informațiile pentru evaluarea performanței în raport cu planurile trebuie adaptate la poziția managerului care o va folosi. Cu alte cuvinte, toate cifrele și rapoartele utilizate în scopuri de control trebuie să fie în ceea ce privește organizația..
Controalele devin eficiente atunci când sunt în concordanță cu poziția, responsabilitatea operațională, competența și nevoile individului în cauză..
Domeniul de aplicare și informațiile detaliate necesare variază în funcție de nivelul și rolul conducerii.
În mod similar, diferiții manageri preferă diferite forme și unități de raportare a informațiilor. Prin urmare, controalele trebuie să îndeplinească cerințele individuale ale fiecărui manager..
Toate operațiunile au anumite puncte vulnerabile sau critice. Acestea sunt cele care cauzează cele mai multe probleme și duc la abateri mari.
Un manager, în timp ce exercită controlul, ar trebui să se concentreze asupra factorilor care sunt critici pentru evaluarea performanței.
Ar fi inutil și neeconomic pentru un manager să verifice fiecare detaliu al performanței. Prin urmare, trebuie să vă concentrați atenția asupra punctelor critice de performanță.
Controlul se dovedește a fi o pierdere de timp dacă nu se iau măsuri corective. Acțiunile corective pot include regândirea planurilor, reorganizarea, înlocuirea sau instruirea unui subaltern, motivarea personalului etc..
Controlul este justificat numai atunci când abaterile indicate de la planuri sunt corectate prin planificare, organizare, personal și direcție adecvate..
Nimeni nu a comentat acest articol încă.