secretar executiv este o meserie sau o profesie care servește pentru a oferi sprijin maxim angajaților de rang înalt dintr-o companie sau organizație. Acesta va fi cel care va organiza și menține programul executivilor și îi va ajuta să îndeplinească o mare varietate de sarcini administrative.
Scopul este de a contribui la eficiența generală a afacerii, asigurându-vă că toate sarcinile administrative care vi se atribuie vor fi îndeplinite în timp util și eficient. Un secretar este persoana care oferă sprijin administrativ. Aceștia pot îndeplini sarcini precum scrierea și înregistrarea, răspunsul la telefon și transmiterea mesajelor.
Pe de altă parte, secretarul executiv sau asistentul administrativ desfășoară, de asemenea, unele dintre aceste activități, împreună cu coordonarea biroului, cercetarea produselor, interacțiunea cu furnizorii, comandarea produselor și crearea unei baze de date..
Secretarii executivi primesc de obicei salarii mai mari decât secretarii, deoarece îndeplinesc funcții la nivel înalt și accelerează productivitatea biroului..
Indice articol
- Licențiat în administrarea afacerilor sau domenii conexe.
- Experiență dovedită ca secretar executiv sau rol administrativ similar.
- Trebuie să fie competent în gestionarea Microsoft-Office într-un mod integral și în software-ul „back-office”, de exemplu, sistemele ERP.
- Cunoștințe aprofundate despre administrarea biroului și procedurile contabile de bază, precum și vocabularul tehnic relevant utilizat în industrie.
- Familiarizarea cu metodele de investigare de bază și tehnicile de raportare.
- Abilități excelente de organizare și gestionare a timpului.
- Abilități remarcabile de comunicare și negociere.
- Integritate și confidențialitate.
Secretarii executivi trebuie să fie profesioniști rapizi, cu abilități excelente de gestionare a timpului și abilități de multitasking. Prin diligența și competența lor în munca lor, directorii se pot concentra pe responsabilitățile lor manageriale, fără să se îngrijoreze de alte sarcini..
Mulți manageri se bazează foarte mult pe secretarul lor executiv pentru a coordona sarcinile de zi cu zi și pentru a le menține la timp. Este nevoie de mult tact și asertivitate ca gardieni ai timpului managerului.
Secretarii executivi trebuie să fie abili la abilitățile de bază, cum ar fi scrierea, gramatica, ortografia și punctuația, și să aibă experiență în utilizarea echipamentelor de birou și a aplicațiilor software obișnuite, cum ar fi procesarea textelor, foi de calcul și grafică..
De asemenea, trebuie să aibă abilități excelente de gestionare a timpului și abilitatea de a gestiona în mod eficient diverse responsabilități..
Pe de altă parte, un secretar executiv are nevoie și de alte calități, cum ar fi judecata bună, diplomația, discreția și capacitatea de a rezolva problemele în mod independent..
Au nevoie de abilități puternice de comunicare pentru a interacționa cu publicul, a scrie rapoarte și a revizui publicații.
Trebuie să știți cum să acordați o atenție deplină la ceea ce spun alții, luându-vă timp pentru a înțelege punctele formulate, punând întrebări după caz și nu întrerupând în momente nepotrivite.
Înțelegerea completă a propozițiilor scrise și a paragrafelor din documentele legate de muncă.
Știți cum să vă gestionați în mod eficient atât timpul propriu, cât și timpul celorlalți.
Vorbiți clar cu alte persoane pentru a transmite informații în mod eficient.
Aveți o comunicare eficientă în scris, în funcție de nevoile publicului.
Utilizarea logicii și a raționamentului pentru a identifica punctele tari și punctele slabe ale soluțiilor, concluziilor sau abordărilor alternative la problemele care apar.
Înțelegeți implicațiile noilor informații pentru rezolvarea problemelor actuale și viitoare și luarea deciziilor.
Ajustarea acțiunilor în raport cu acțiunile altora.
Revizuirea și evaluarea performanței sale, a altor persoane sau organizații, pentru a face îmbunătățiri sau a lua măsuri corective.
Un secretar executiv poate fi responsabil pentru numerar și contabilitate, dar poate gestiona și un buget. Puteți publica articole pe un site web, deși ați putea proiecta și gestiona site-ul web.
Puteți introduce date într-o foaie de calcul pe care ați proiectat-o și ați folosit-o pentru funcțiile de raportare.
Un secretar executiv poate supraveghea personalul administrativ. Adesea raportează direct la CEO și poate susține unul sau mai mulți directori superiori.
- Menținerea directorilor pe ordinea de zi și asistarea la planificarea numirilor, ședințelor consiliului, conferințelor etc..
- Participați la întâlniri pentru a scrie procesele verbale și procesele verbale ale întâlnirii, apoi compilați-le, transcrieți-le și distribuiți-le.
- Faceți toate aranjamentele de călătorie pentru directori: achiziționarea biletelor, rezervarea hotelului, livrarea diurnei, gestionarea și revizuirea documentației pertinente etc..
- Efectuați investigații mandatate, colectați date și pregătiți documente sau rapoarte pentru examinare și prezentare de către directori, comitete și consilii de administrație, după cum au fost desemnați.
- Manipulați documentele confidențiale, asigurându-vă că acestea rămân în siguranță.
- Primiți și filtrați apelurile telefonice, redirecționându-le către persoana corespunzătoare atunci când este convenabil.
- Gestionați, stabiliți priorități și distribuiți toate corespondențele primite sau de ieșire (e-mail, scrisori, faxuri, pachete etc.), citind și analizând notițele primite, prezentările și rapoartele pentru a determina importanța acestora și a planifica distribuirea acestora.
- Pregătiți răspunsuri la corespondență care conțin întrebări de rutină.
- Monitorizați utilizarea materialelor de birou și negociați condițiile cu furnizorii pentru a asigura comenzi mai profitabile.
- Întâlniți-vă cu persoane, grupuri de interese speciale și alții, în numele directorilor, comitetelor și consiliilor de administrație.
- Bine ați venit vizitatorii și determinați dacă ar trebui să li se ofere acces unor persoane specifice.
- Păstrați înregistrările pe hârtie și electronice, asigurându-vă că informațiile sunt organizate și ușor accesibile pentru regăsirea rapidă.
- Pregătiți facturi, rapoarte, scrisori, situații financiare și alte documente, utilizând software de procesare a textelor, foi de calcul, baze de date și / sau prezentări, oferind, de asemenea, asistența corespunzătoare în contabilitate.
- Efectuați sarcini generale de birou, cum ar fi întreținerea sistemelor de administrare și efectuarea lucrărilor contabile de bază.
- Coordonează și direcționează serviciile de birou, cum ar fi înregistrările și bugetarea, pentru a asista directorii.
- Stabilirea și supravegherea politicilor și procedurilor administrative, atât pentru angajații birourilor, cât și pentru organizație.
- Examinați practicile și procedurile de operare pentru a determina dacă se pot face îmbunătățiri în domenii precum fluxul de lucru, procedurile de raportare sau cheltuielile.
- Supraveghează și formează alți angajați administrativi.
Nimeni nu a comentat acest articol încă.