funcțiile de birou dominând Sunt activitățile administrative desfășurate de personalul unei companii, organizații sau instituții și care sunt necesare pentru funcționarea lor. Dacă se face eficient, rezultatele vor fi de obicei mult mai bune decât dacă sunt făcute prost..
Munca la birou are de obicei o lună până vineri care începe de la 8 sau 9 a.m. și durează până la 16 sau 17, deși variază în funcție de țară sau regiune.
Majoritatea locurilor de muncă de birou necesită abilități de bază, cum ar fi: comunicare orală fluentă, abilitatea de a scrie, de a înregistra, și de o anumită experiență cu echipamente de birou, cum ar fi calculatoare, fotocopiatoare etc..
În funcție de nivelul funcției sau responsabilității asumate, este necesar ca persoana să aibă o educație tehnică, universitară sau de nivel IV.
Aceasta este prima și cea mai importantă sarcină, deoarece constă în definirea modului în care metodele și structurile organizaționale pot contribui la planul de afaceri..
Există instrumente tehnologice care ajută aceste metode să fie ulterior specificate în sarcinile distribuite între membrii echipei, dar numai o bună planificare poate garanta că totul se va adăuga obiectivului de afaceri..
Planificarea generală necesită o viziune de afaceri clară și un anumit nivel ierarhic în cadrul companiei, dar fiecare membru al echipei trebuie să își planifice munca astfel încât să poată îndeplini obiectivele și termenele stabilite..
O sarcină care ocupă zilnic timpul celor care lucrează într-un birou este redactarea, în orice mediu, a rapoartelor care susțin sau detaliază funcțiile lor sau care servesc pentru a explica restului colegilor lor detaliile (background, progres, rezultate, argumente pro și contra, etc.), ale unui anumit proiect.
Aceste documente servesc, de asemenea, ca o înregistrare a activității organizației căreia îi aparține acel birou, pentru audituri sau revizuiri viitoare..
Sunt întâlniri între membrii unei echipe de lucru în care se schimbă idei despre proiectele în curs, sunt prezentate noi propuneri, sunt prezentate prezentări, rapoarte sau rapoarte..
În mod normal, au obiectivul de a alinia pe toți cei prezenți către atingerea unui scop comun, atribuind fiecăruia roluri, sarcini și termene. De asemenea, ele servesc la rezolvarea problemelor care ar fi putut apărea în îndeplinirea sarcinilor.
De obicei au o frecvență, o durată și o dinamică foarte definite. La fel, ceea ce se discută în ele este de obicei înregistrat în minute sau minute pentru arhivare.
Unele organizații organizează întâlniri zilnic, altele câteva zile pe săptămână, altele la două săptămâni și altele lunar. Frecvența întâlnirilor depinde de fiecare companie și de nevoile acesteia.
Este vorba despre coordonarea agendei tuturor persoanelor care trebuie să fie într-o întâlnire în așa fel încât să reușească să coincidă la un anumit loc și moment.
Este o sarcină descurajantă, astfel încât să te bazezi pe tehnologie poate fi o idee bună. Există aplicații, cum ar fi ScheduleOnce, care vă permit să programați automat întâlniri, permițând oaspeților să vadă datele disponibile și să aleagă o oră care le convine..
Este o sarcină care poate dura mult timp. Un raport Adobe publicat în 2016, care a rezultat dintr-un sondaj auto-administrat de peste o mie de lucrători, arată că petrecem în medie 20,5 ore în fiecare săptămână, verificându-ne e-mailul de serviciu.
Clasificarea, citirea și răspunsul e-mailurilor este o formă foarte comună de comunicare și permite schimbul de fișiere și impresii legate de un proiect sau proces organizațional.
Deși companiile caută în mod constant moduri mai eficiente de gestionare a e-mailurilor, există și aplicații pentru acest lucru, cum ar fi etichetele inteligente ale Gmail.
O altă modalitate de a accelera această sarcină este de a încorpora șabloane de e-mail standard sau texte care pot fi trimise cu modificări minime către diferiți destinatari și la momente diferite..
În această sarcină, trebuie să se garanteze că banii își îndeplinesc ciclul de viață în cumpărarea și vânzarea de produse și servicii; au toate facturile trimise, postate, plătite și expediate. Desigur, există birouri în care se dedică doar acestui lucru.
Această activitate include, de asemenea, actualizarea conturilor financiare și a documentelor legale, astfel încât să nu existe probleme cu cadrul legal care privește organizația în cauză..
Această funcție asigură faptul că toate bunurile legate de activitatea companiei sunt transportate către și de la depozite și clienți. De asemenea, include legătura cu furnizorii pentru a obține materii prime pentru fabricarea de produse noi..
Scopul acestei funcții este de a garanta că compania are în posesia sa tot ce este necesar pentru a menține producția bunului sau serviciului pe care îl comercializează..
Într-un birou este de asemenea necesar să răspundeți la telefon, deoarece este un mijloc de comunicare cu clienții, furnizorii și între colegii de muncă înșiși..
Deși pare o sarcină simplă, necesită un anumit protocol, deoarece poate fi vocea pe care cineva din afara companiei o asociază cu imaginea sa. Prin urmare, este important să respectăm regulile de curtoazie, să menținem un ton instituțional, să moderăm volumul vocii și vocabularul folosit.
O altă informație importantă, care uneori este trecută cu vederea la executarea acestei funcții, este să scrieți cât mai multe date despre persoana de pe cealaltă parte a telefonului; Aceasta va alimenta baza de date a contactelor companiei și vă va permite să urmăriți corect problema discutată în timpul conversației telefonice..
Majoritatea sarcinilor care se execută într-un birou, generează unele documente: facturi, note, procese verbale, procese verbale, rapoarte de vânzări etc..
În format digital sau pe hârtie, este o cantitate de informații care necesită ca cineva să se ocupe de catalogarea, depunerea și protejarea acestora în funcție de nivelul său de importanță pentru afacere.
Tocmai acest ultim punct, cel al protecției informațiilor, este o problemă care a devenit o durere de cap pentru multe organizații, pentru care apar din ce în ce mai multe instrumente, protocoale și proceduri care oferă securitate în fișier și transmiterea datelor. o organizatie.
În unele cazuri sunt utilizate hard disk-uri externe, în timp ce în altele există servere speciale pentru aceste cazuri sau platforme de stocare în „cloud” precum Microsoft OneDrive, Google Drive sau Apple iCloud..
O sarcină care, deși nu necesită o pregătire academică foarte ridicată, necesită o bună organizare, responsabilitate și un sentiment de urgență, este distribuirea corespondenței în cadrul biroului.
O schiță a unui proiect, cardul de credit trimis de bancă, facturile de la un furnizor sau scrisoarea de răspuns de la o entitate guvernamentală sunt câteva dintre documentele pe care orice angajat le poate aștepta și asupra cărora multe alte procese din cadrul companiei.
Această funcție constă în asistarea fizică a clienților cu îndoieli sau reclamații cu privire la produsele sau serviciile oferite de companie..
Acesta constă în tipărirea documentelor care trebuie păstrate fizic sau în realizarea copiilor celor care trebuie păstrate în duplicat sau livrate lucrătorilor companiei.
Aceasta este una dintre sarcinile procesului de selecție a personalului. Ele pot fi realizate individual sau în grup, adică concentrându-se pe un singur candidat sau pe mai mulți.
Materialele de birou sunt esențiale pentru eficiența acestuia. Materialele de papetărie, cerneala imprimantei, ambalajele sau hârtia trebuie să fie întotdeauna disponibile, deci trebuie să existe cineva care să se ocupe de gestionarea lor.
Procedurile administrative sunt esențiale pentru ca o companie să mențină stabilitatea și să poată atinge succesul afacerii. Conștientizarea problemelor juridice, documentația și alte scheme birocratice sunt unele dintre aceste funcții.
Nimeni nu a comentat acest articol încă.